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资产密集型企业固定资产实物管理解决方案

▊项目背景


随着企业的发展,企业固定资产也会越来越多,资产在管理方面存在数据分散、统计时间长,资产经常发生转移时在帐面上不能及时反映,盘点工作量极大、信息反映不及时,从而导致资产重复购置,企业成本大幅增加,影响企业工作效率。因此,要改变原来的单纯的财务核算和低效的手工管理的状态,就有必要建立一套行之有效的管理体制和采用相应的信息化管理系统。


▊现状分析:


帐帐不符。一般财务帐面只反映了某固定资产总值,而该固定资产却对应了一批实物,在实物帐中对其分别进行管理,但财务帐和实物帐没有建立一一对应的关系。另一方面,实物管理中发生了各种资产的日常变动,这些变动反映到了实物帐中,但由于财务帐和实物帐对帐的缺乏规范和有效提高效率的手段,导致财务帐不能反映固定资产的变动情况,财务帐信息失真。

帐实不符。由于固定资产实物变动管理过程不规范,实物的变动没有及时反映到实物帐中。另一方面,盘点制度不健全,盘点工作效率不高,导致由于历史原因没有入账或部分入账的固定资产没有有效纳入实物帐的管理体系中。

资产盘点、清查效率低。在没有利用有效的技术手段的情况下,资产的盘点由管理人员手工进行,费时费力,效率低下。

责任人管理机制不到位。由于管理未得到彻底落实,固定资产责任人未得到明确或是保管固定资产的负责人责任意识薄弱,对固定资产的管理工作就会不重视,产生更多的违规事件。

闲置固定资产未得到有效利用。闲置固定资产是指不需用固定资产,主要表现为闲置房地产及闲置电子设备等。闲置固定资产的产生,主要源于以下三种因素:一是内部整合产生的闲置,在进行机构改革的过程中,对部分部门进行了撤并,造成了撤并后资产的闲置;二是科技进步造成固定资产无形损耗而产生的闲置,这在电子设备的更新换代上表现得尤为突出。这些闲置固定资产占用了大量资金,需要积极加以盘活处置。

资产重复购置现象严重。由于缺乏合理的、有约束力的资产配置标准,和有效的数据分析的支持,以及资产购建资金来源的多样性,目前我国企业单位固定资产的随意购置现象和重复购置现象十分普遍,导致资产配置不合理。如许多企业单位缺乏健全的资产管理制度,购置固定资产时,没有严格的审批制度和监管制度,领导在具体审批时缺乏相关的数据分析支持,存在购置的盲目性和随意性。

无法建立动态的固定资产全寿命周期管理体系。由于缺乏必要的技术手段,依靠手工加EXCEL表格的方式无法建立一个对资产管理进行过程管理,并自动集成固定资产从购置、验收、建卡、调拨、运维、报废等全寿命周期档案的管理体系。

缺乏协同工作平台,资产管理各管理层级沟通不畅,效率不高。由于没有建立一个好的信息化工作平台,资产管理的数据分散,无法进行有效的信息共享,方便进行各种查询和统计分析;资产管理的过程采用纸质流转过程,审批繁琐费时;缺乏有效的工作预警机制,导致工作延误或遗漏。

 

▊建设目标


通过开展资产清查工作摸清家底,建立资产实物账,保证账实一致;保证资产的增减变动、使用维护时刻处于监控状态;使资产物尽其用,实现资产实物精细化管理。


实施步骤


1. 资产清查方案的建立、资产盘点流程的确立;

2. 精细化现场资产盘点、规格型号、品牌、管理使用者、地点编码、资产照片、存在状态等多维度资产盘点;

3. 贴近资产管理系统,业务先行、系统落地,资产生命周期的档案建立。

4. 资产清查衍生工作。资产调账、报废处置申请等一系列服务

5. 严格清晰的资产盘点实施方法论,资产盘点过程真实、严谨、公正、客观。资产盘点结果抽查确保有一个良好的效果。

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▊实现价值:


1. 为不同类型的资产提供不同的资产卡片并辅以唯一的条码“身份证”,建立全面的电子资产台帐,使资产总量、分布及现状一目了然,从而摸清家底、理顺关系,明细资产流向,规避资产流失。建立一个集中的资产管控平台。

2. “归属地管理、责任到人、谁使用、谁维护”,完善固定资产管理制度,实现资产的精细管理。

3. 及时维护、延长寿命,降低资产维修费用。

4. 优化盘点流程、时刻监控盘点进度,显著提高盘点工作效率。

5. 利用条码技术实现固定资产实物的实时跟踪。

6. 资产日常变动流程规范化,员工办理相关申领手续方便。

7. 填补管理盲点,如在建工程的资产管理及车辆、低值易耗品、办公用品等管理。

8. 提供资产系统与其他系统的一体化处理。


成功案例:


中国长江三峡集团有限公司

三峡金沙江川云水电开发有限公司

长江三峡通航管理局

中国长江电力股份有限公司

三峡金沙江云川水电开发有限公司


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